Referat af bestyrelsesmøde 26.10.16

Til stede: Trine Birkmose, Jannie Kildebo-Jensen, Karsten Olsen, Jeppe Guldager, Camilla Lander, Simon Carlsen og Arne Svendsen (Ref). Desuden deltog den nye løbeformand Kristine Ruus-Bredahl og næstformand  i løbeafdelingen Gitte Stefansen. 
Afbud fra Hanne Riis og Anette Nielsen.

 

1. Godkendelse af referat fra 21. september.

  • Godkendt. 

 
2. Opfølgning fra sidste møde 

  • Simon nævnte, at man har fået nyt tilbud på skure til stadion, men man har ikke afgjort noget.
  • Trine oplyste, at hun har talt med Brian fra SSP om de unge, der ikke rydder op, efter at have opholdt sig ved boldrummet. Brian vil kigge forbi deroppe indimellem.


3.   Afdelinger

a. Løb

  • Kristine fortalte, at man har besluttet, at nedsætte antallet af medlemmer i løbernes underudvalg fra 11 til syv. Tidligere er løbernes formand valgt på et stormøde, men fremover vælger man et løbsudvalg, som så udpeger formanden.
  • Løbeafdelingen skal i gang med at nedskrive en række regler, lave et årshjul samt en vision.

b. Fodbold

  • Simon nævnte, at en del trænere har sagt stop, men der er fundet nye. Men man mangler stadig en, der kan afløse ham som fodboldformand.
  • Karsten nævnte, at der var 309 deltagere i ungdomsafslutningen i hallen, hvor der var grund til at rose Rosenvængets Selskabslokaler for maden.
  • Indendørs fodbold starter 6. november.

c. Gymnastik

  • Camilla nævnte, at der er fundet træner til Team Gym, men det er endnu ikke lykkedes at få træningstider på plads til april med hallen.
  • Trine nævnte, at Anette har meddelt, at hun desværre må stoppe i bestyrelsen af arbejdsmæssige grunde.

d. Vedrørende HG/LIF

  • Trine fortalte, efter aftale med Hanne, at der er problemer med at få et seniorhold op at stå sammen med Gørlev og Kirke Helsinge. Man vil nu prøve at få nogle fra Buerup med. Jannie sagde, at det er et problem med de skiftende træningssteder. Det kan få mange til at stoppe, da de for eksempel kan have svært ved at komme til Kirke Helsinge.

                                                                         

4. Nyt fra medlemsadministrator

  • Jeppe nævnte, at stort set alle har betalt.
  • Man har fået støtte fra Red Barnet til et par medlemmer.  
     

5. Nyt fra sekretær  

  • Ingenting.

 

6. Nyt fra kasserer

  • Jannie fremlagde budget, der viste et underskud på godt 29.000 kr. . Udgifterne til administration fordeles med 21.175 til gymnastik,  21.000 kr. til fodbold og 14000 kr. til løb. 
  • Trine vil søge at få udgifterne til projekt Stærk i Forening refunderet hos kommunen.
  • Trine har haft en snak med Sparekassen Sjælland om en form for sponsorat, så vi i det mindste slipper for at skulle betale hver gang vi skal have talt mønter op. Der afventes et udspil.
  • Camilla spurgte, om hun kunne få kørepenge i forbindelse med de netværksmøder hun (og andre) deltager i. Trine sagde, at vi kan prøve at se til næste år, hvor mange penge det drejer sig om, inden vi lægger os fast på noget.
  • Camilla spurgte også, om medlemmer af underudvalg samt suppleanter bør have telefonpenge. Svaret var her, at det må udvalgene selv bestemme. Hvad suppleanterne angik sagde Jeppe, at man skulle passe på med at komme ud i en decideret aflønning
  • Camilla mente, at vi lige så godt kunne gå over til den nye struktur lige efter generalforsamlingen. Carsten sagde dog, at fodbolden ikke var klar, og holdt fast ved, at der kun  skulle orienteres om den nye struktur på generalforsamlingen, for at høre medlemmernes mening.
  • Trine nævnte, at det havde undret i andre afdelinger, at løbeklubben gav et beløb til Natteravnene. Fordi det kunne give andre afdelinger vanskeligheder med at bede om penge hos byens handlende, når der tilsyneladende var overskud i løbeklubben.
  • Kristine sagde, at de nævnte penge var overskud fra et løb, der havde til formål at skaffe penge til Natteravnene. Det vil man tydeliggøre ved fremtidige arrangementer.
  • Carsten spurgte, om det var muligt at skaffe mere aktuelle medlemstal i forbindelse med præsentation af årsregnskabet, da de vi plejer at bruge er et år gamle. Jeppe sagde, at det godt kan lade sig gøre, men det kræver en “manuel” optælling.


7. Nyt fra formanden.

  • Trine nævnte dialogmøde med Folkeoplysningsudvalget og andre foreninger, der havde bragt flere spændende ting frem.
  • Hun havde også været til repræsentantskabsmøde i Kalundborg Idrætsråd og kunne fortælle, at der stadig er muligheder for at søge penge i Folkeoplysningsudvalget. Så måske kunne der hentes nogle penge til skurene på stadion.


8. Projekter, opfølgning og nye forslag

  • Vedrørende halprojektet sagde Trine, at der har været møde med styregruppen og arkitekten. Det fremlagte forslag er simpelthen for småt, idet der ikke bliver nok plads til foreningerne i den nye multihal.
  • Vedrørende mediehold sagde Trine, at hun vil tage kontakt til ungdomsskolen.
  • Den 22. november er der indkaldt til møde med deltagelse af HG, kulturchef Jane Hald, halinspektøren og Løve/Høng. Alle bør forinden komme med input til Trine.
  • Vedrørende generalforsamlingen  står det klart, at der mangler fire personer. Nemlig ny formand for fodbold senior, en suppleant for denne, en formand for gymnastik ungdom og en suppleant for denne. Det blev vedtaget, at der udarbejdes nogle jobbeskrivelser for personerne, og herefter vil man blandt andet prøve at få interesserede til at melde sig, ved at gå til pressen. Arne koordinerer på baggrund af modtaget materiale. Alle afdelinger laver beretninger i punktform til generalforsamlingen, der holdes lørdag 19. november kl. 10. Bestyrelsesmedlemmer møder dog klokken 9 for blandt andet at underskrive regnskab.Trine har dirigent klar og bestiller mad, rundstykker, kaffe/te samt øl og sodavand. Der er også sat gang i processen med at finde modtageren af årets kammeratskabspokal.Det blev drøftet, om man skal ændre den måde man vælger modtageren på, så det ikke slavisk gik på tur mellem afdelingerne, men blev en proces, hvor kandidater fra hele foreningen kunne indstilles. Der blev dog ikke besluttet noget.  

 
9. Eventuelt

  • Det blev vedtaget, at man aflyser det planlagte bestyrelsesmøde 7. november. 
  • Næste møde er generalforsamling og herefter bestyrelsesmøde 14. december.

 

Referat: Arne Svendsen